Pengertian,Jenis dan macam sistem penyimpanan arsip

Pengertian penyimpann arsip

 

Arsip atau wakat adalah suatu catatan yang ada atau nyata secara fisik, yang berbentuk tulisan,gambar,ketikan huruf maupun angka. yang mempunyai tujuan untuk menyampaikan suatu informasi.

Penyimpanan adalah suatu usaha untuk menjaga sebuah barang agar terhindar dari kerusakan atau awet dan memudahkan pencarian. dengan suatu sistem tertentu.

Jadi Penyimpanan Arsip adalah suatu usaha untuk menjaga arsip dengan suatu sistem agar terhindar dari kerusakan maupun kehilangan, dan mempermudah untuk pencarian kembali.

Jenis-Jenis Arsip

Arsip mempunyai 2 jenis yaitu :

  a. Arsip Otentik  adalah suatu arsip yang mempunyai tanda tangan asli dengan tinta diatasnya,sebagai bukti sah atau original dari suatu arsip.

 b. Arsip tidak otentik adalah suatu arsip yang tidak mempunyai tanda tangan asli diatasnya, biasanya bersifat cetakan, seperti print out ,fotocopy, flm dll.

 Sistem penyimpanan arsip 

1. Sistem Abjad : adalah suatu penyimpanan arsip dengan menguunakan Abjad. A-Z. biasanya digunakan pada Rumah Sakit,puskesmas. daftar anggota perpustakaan,

2. Sistem Subject : adalah suatu penyimpanan arsip dengan mengurutkan sistem masalahnya,biasanya digunakan dalam suatu perusahaan, sistem ini mempunyai 3 bagian yaitu Masalah Utama, Masalah dan Sub masalah,

Contohnya

Masalah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp. Kepegawaian	Cuti	*Cuti Melahirkan
		*Cuti Sakit
		*Cuti Thunan

3.Sistem Angka ( Numbering ) : adalah suatu sistem arsip yang menggunakan Angka. biasanya sistem ini digunakan dalam Bank, maupun perusahaan.

4. Sistem Wilayah : adalah suatu sistem arsip yang menggunakan nama-nama wilayah, biasanya digunakan dalam Kepolisian, Pemerintahaan,Kelurahan dll.

5. Sistem Tanggal : adalah suatu sistem pengarsipan menggunakan tanggal .yaitu harian,mingguan maupun tahunan.