A. FORMASI DAN
PENGADAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
Dalam pasal 15 UPK 1974 disebutkan bahwa jumlah dan
susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diperlukan ditetapkan dalam
formasi untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja
yang harus dilaksanakan. Jadi, formasi adalah penentuan jumlah dan susunan
pangkat PNS yang diperlukan untuk dapat melaksanakan tugas pokok yang
ditetapkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan beban kerja yang
dibebankan pada suatu organisasi. Dalam peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1976
tentang formasi PNS dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan formasi pengadaan PNS
adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan oleh suatu satuan
organisasi Negara untuk dapat melaksanakan tugas pokok selama jangka waktu
tertentu yang ditetapkan oleh menteri yang bertanggungjawab dalam bidang
penertibab dan penyempurnaan aparatur Negara.
Dengan pengertian tersebut, tampak bahwa formasi
Pegawai negeri sipil mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
1. Formasi
pengadaan pegawai negeri sipil merupakan jumlah dan susunan pangkat Pegawai
Negeri Sipil
2. Formasi
Pegawai Negeri Sipil diperlukan oleh satuan organisasi Negara
3. Formasi Pegawai
negeri Sipul harus mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat
yang berwenang
4. Formasi
Pegawai Negeri Sipil berlaku untuk jangka tertentu, umumnya ditinjau setiap
lima tahun karena dalam jangka waktu tersebut kemungkinan terjadi perkembangan
tugas pokok.
5. Formasi
Pegawai Negeri Sipil harus ditetapkan oleh menteri Penertiban dan Penyempurnaan
Aparatu Negara.
B. TUJUAN
PENETAPAN FORMASI
Tujuan penetapan formasi PNS adalah agar satuan-atuan
organisasi Negara yang mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang cukup sesuai
dengan beban kerja yang dipikulkan pada satuan-satuan organisasi. Yang dimaksud
dengan satuan organisasi Negara adalah satuan-satuan organisasi pemerintah,
satuan-satuan organisasi kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi Negara, dan
satuan-satuan organisasi badang-badang dan peradilan. Dalam Peraturan
Pemerintah nomor 5 tahun 1976, dijelaskna bahwa organisasi adalah alat untuk
mencapai tujuan. Oleh sebab itu, organisasi harus selalu disesuaikan dengan
perkembangan tugas pokok yang harus dilaksankaan dalam mencapai tujuan itu.
Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, jumlah dan mutu
Pegawai Negeri Sipil pun harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas
pokok. Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai
negeri sipil yang diperlukan, dan sebaliknya, karena kemajuan tekhnologi
dibidang peralatan, dapat pula mengakibatkan makin sedikitnya Pegawai Negeri
Sipil yang diperlukan
C. FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI PENETAPAN FORMASI
Factor-faktor yang mempengaruhi penetapan formasi
diatur dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1976, yang mengatakan
bahwa formasi untuk masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan
:
1.
Jenis pekerjaan Yang dimaksud dengan jenis pekerjaan
adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi
dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pengetikan, pemeliharaan arsip,
pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan alin-lain. apabila
sudah diketahui jenis-jenis pekerjaan yang harus dilakukan, dapatlah ditentukan
pegawai yang memiliki kualifikasi yang diperlukan.
2. Sifat
pekerjaan Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapan formasi adalah lamanya
waktu yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui,
pekerjaan pada umumnya dapat dilakukan selama jam bekerja, umpamanya pekerjaan
tata usaha dan perawatan pekarangan, tetapi ada pula pekerjaan yang harus
dilakukan selama 24 jam terus-menerus, seperti pemadam kebakaran, pegawai SPBU,
penjaga Mercusuar, Penjaga Keamanan, dan lain-lain sehingga memerlukan pegawai
yang lebih banyak. Misalkan satu mobil pemadam kebakaran memerlukan lima orang
pegawai, dan waktu kerja yang ditentukan delapan jam perhari, maka setiap mobil
pemadam kebakaran memerlukan 3 × 5 orang = 15 orang pegawai.
3.
Perkiraan Beban Kerja dan Kemampuan Pegawai Negeri
Sipil dalam jangka Waktu tertentu Yang dimaksud dengan beban kerja adalah
frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Perkiraan beban kerja masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman. Misalnya perkiraan beban
kerja pengetikan dan pengagendaan dapat didasarkan atas rata-rata jumlah surat
yang masuk dan keluar, dapat pula didasarkan atas jumlah dan jenis perkara yang
terjadi pada waktu dan daerah tertentu. Apabila sudah dapat memperkirakan beban
kerja masing-masing satuan organisasi, untuk menentukan jumlah pegawai yang
diperlukan perlu ditetapkan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangkan waktu
tertentu. Sama halnya dengan perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai
untuk jenis pekerjaan tertentu dalam jangka waktu tertentu dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman
4.
Prinsip Pelaksanaan Tugas Prinsip pelaksanaan
pekerjaan sangat berpengaruh dalam menentukan formasi. Misalnya, apabila
ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai
untguk menjalankan pekerjaan itu. Sebaliknya, apabila ditentukan bahwa
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan dijalankan oleh pihak ketigas,
tidak perlu diangkat pegawai khusus untuk melaksanakan pekerjaan itu.
5.
Jenjang dan Jumlah Pangkat dan Jabatan yang Tersedia
Jenjang dan jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam masing-masing satuan
organisasi harus selalu diperhatikan dalam menentukan formasi. Dengan demikian
dapat dipelihara piramida kepangkatan dan jabatan yang sehat.
6.
Peralatan yang Tersedia Peralatan yang tersedia atau
diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan tugas pokok mempengaruhi
penentuan jumlah pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin banyak jumlah
peralaan dan makin tinggi mutu peralatan dapat mengakibatkan makin sedikit
jumlah pegawai yang diperlukan
7.
Kemampuan Keuangan Negara Dalam menetapkan formasi,
factor kemampuan keuangan Negara adalah factor penting yang harus selalu
diperhatikan.
D. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUN FORMASI
1. Jenis Pekerjaan
Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan
pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan
lain-lain.
2.
Sifat Pekerjaan
Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan
selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan
yang harus dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga
medis dan para medis di rumah sakit pemerintah.
3.
Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
4.
Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan
beban kerja dan perkiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis
pekerjaan.
5.
Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam
suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak
ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat
mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
6.
Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan,
menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
7.
Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya
dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan
ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi
yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan- pekerjaan itu,
akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk
pekerjaan itu.
8.
Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan
tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi
jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu
peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi
jumlah pegawai yang diperlukan.
9.
Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan
formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai
seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara
masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan
keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional
berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan
dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
E. PENGADAAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL
Landasan hukum pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah
pasal 16 UU no 8 Tahun 1974 tentang pengadaan PNS. Pasal 1 ayat 1 Peraturan
Pemerintah nomor 6 tahun 1976 antara lain merumuskan pengertian pengadaan
Pegawai Negeri Sipil sebagai proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong.
Kegiatan tersebut meliputi :
a. Perencanaan
Dalam perencanaan ditentukan persyaratan yang harus dipenuhi, kapan pengadaan
Pegawai Negeri Sipil itu diadakan dan siapa yang diberi tugas dalam pengadaan
pegawai itu.
b.
Pengumuman lowongan kerja, antara lain mencantumkan :
· Jumlah dan jenis lowongan · Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap
pelamar · Alamat tempat lamaran ditujukan · Batas waktu pengajuan surat lamaran
· Lain-lain hal yang dipandang perlu
c.
Seleksi administratif Setiap lamaran yang masuk harus
diseleksi, apakah lamaran itu memenuhi syarat/ persyaratan yang telah
ditetapkan.
d.
Pemanggilan pelamar Pelamar yang memenuhi syarat
(lulus dari seleksi administratif) dipanggil. Dalam surat panggilannya
hendaknya ditentukan kapan, dimana, dan kepada siapa pelamar harus melaporkan
diri, dan ketentuan-ketentuan yang lain dianggap perlu.
e.
Ujian Ujian dapat dilakukan secara tertulis atau
secara lisan tergantung pada tujuan dan jumlah pelamar. Untuk menjamin
objektivitas dan kecepatan dalam pelaksanaan, ujian diselenggarakan secara
tertulis, sehingga dapat diikuti oleh lebih banyak pelamar secara serentak.
f.
Pengumuman hasil ujian Nama peserta ujian yang
dinyatakan lulus disusun oleh panitian ujian dalam suatu daftar berdasarkan
nomor urut lulus. Kemudian pejabat yang berwenang menentukan jumlah pelamar
yang akan diterima berdasarkan formasi yang tersedia dan berdasarkan nomor urut
lulus.
g.
Pengangkatan Ada empat segi yang perlu diperhatikan
dalam pengangkatan yaitu : · Pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil ·
Penghasilan · Masa Percobaan · Masa Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil.
Apabila suatu
perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik
atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik.
Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah
menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau
kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan
baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi:
prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan,
sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan
baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka
pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga
2.
menghasilkan penggolongan pekerjaan,
analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
3.
Menentukan penarikan pegawai dari
sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern.
4.
Membuat pengumuman lowongan pekerjaan,
analisis pekerjaan,
5.
gambaran pekerjaan dan perincian
pekerjaan.
6.
Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari
calon tenaga kerja.
7.
Mengadakan seleksi atau penyaringan
administrasi dari surat lamaran yang masuk.
8.
Menentukan diterima tidaknya lamaran
kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
9.
Menyiapkan segala perangkat seleksi
(baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
10. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes
atau ujian.
11.
Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes
lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.
12.
Memeriksa hasil tes dan sekaligus
menentukan rangking serta
13.
jumlah calon yang lulus.
14.
Memanggil calon pegawai yang lulus untuk
mengikuti masa
15.
percobaan
16. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status
17. masa percobaan.
18. Calon pegawai mengikuti orientasi
masa percobaan.
19. Melakukan penilaian selama calon
mengikuti orientasi.
20. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
21. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
22. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas,
23. wewenang dan tanggung jawab.
24. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai,
25. agar para pegawai berkembang dan betah
F. SYARAT-SYARAT
PENERIMAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL
Setiap warga Negara yang memenuhi syarat-syarat yang
ditentukan dalam peraturan perundang-undangan mempunyai kesempatan yang sama
untuk melamar menjadi Pegawai Negeri Sipil. Hal ini berarti bahwa pengadaan
Pegawai Negeri Sipil harus didasarkan semata-mata atas syarat-syarat objektif
yang telah ditentukan dan tidak boleh didasarkan atas golongan, agama, atau
daerah (Penjelasan Pasal 16 Ayat 2 UPK 1974).
Adapun syarat-syarat
yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar telah ditentukan dalam pasal 3
Peraturan Pemerintah nomor 6 tahun 1976 sebagai berikut :
1) Warga Negara
Indonesia
2) Berusia
serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 40 tahun
3) 3) Tidak
pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hokum yang tetap, karena
melakukan suatu tindak pidana kejahatan ada hubungannya dengan jabatannya.
4) Tidak pernah
terlibat dengan suatu gerakan yang menentang Pancasila, UUD 1945, Negara, dan
Pemerintah.
5) Tidak pernah
diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai suatu instansi, baik instansi
pemerintah maupun instansi swasta.
6) Tidak
berkedudukan sebagai Pegawai Negeri Sipil atau calon Pegawai Negeri Sipil
7) Mempunyai
pendidikan, kecakapan, dan keahilan diperlukan
8) Berkelakuan
baik
9) Berbadan
sehat
10) Bersedia
ditempatkan diseluruh wilayah Negara Republik Indonesia atau dinegara lain yang
ditentukan oleh Pemerintah
11) Syarat-syarat
lain yang ditentukan oleh peraturan Perundang-undangan.
Mengenai syarat
warga Negara Indonesia, apabila kewarganegaraan pelamar disangsikan
kebenarannya, pelamar harus menunjukkan bukti kewarganegaraanya, yaitu
keputusan pengadilan negeri yang bersangkutan menetapkannya menjadi warga
Negara Indonesia. Apabila pelamar adalah seorang warga Negara Indonesia
keturunan asing yang sudah mengganti namanya dengan nama Indonesia, ia harus
menunjukkan pula surat pernyataan ganti nama yang dikeluarkan oleh
bupati/walikota yang berwenang. Sesuai dengan ketentuan penjelasan pasa 12 ayat
2 UU nomor 8 tahun 1974 dan pasal 14 Peraturan Pemerintah Nomor 20 tahun 1975
tentang wewenang pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri
Sipil, maka pelamar yang usianya lebih dari 40 tahun hanya dapat diangkat
menjadi Pegawai Negeri Sipil ats keputusan Presiden. Penjelasan pasal 12 ayak 2
UPK 1974 tersebut berbunyi : “apabila kepentingan Negara sangat mendesak, maka
tenaga ahli dari luar Pegawai Negeri dapat diangkat untuk menduduki suatu
jabatan Negeri dan kepadanya diberikan pangkat Pegawai Negeri Sipil.
Pengangkatan tenaga ahli untuk menduduki jabatan Pegawai Negeri adalah selektif
dan pelaksanaanya menjadi wewenang Presiden”. Sedangkan pasal 14 Peraturan
Pemerintah nomor 20 Tahun 1975 berbunyi sebagai berikut “Presiden menetapkan
pengangkatan tenaga ahli langsung menjadi Pegawai Negeri Sipil untuk menduduki
sesuatu Jabatan Negeri” Selanjutnya dijelaskan bahwa pengangkatan tersebut
tidak mendahului pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.
