A. Sarana dan Prasarana
Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Dalam mengelola sarana dan prasarana
kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
B.
Hakekat Perencanaan
Perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti
rancangan atau rangka dari suatu yang akan dilakukan
atau dikerjakan pada masayang akan datang.
Menurut Terry (2015), perencanaan
adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang
digariskan. Dalam hal ini, perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan
pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan
perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.
C.
Tujuan Perencanaan
1. Untuk menghindari trjadinya kesalahan
dan kegagalanyang tidak di inginkan
2. Untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam pelaksanaannya salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan
kekeliuran dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/ tidak
memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan
sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.
D.
Manfaat Perencanaan
1. Membantu dalam menentukan
2. Melekatkan dasar-dasar dan menentukan
langkah-langkah yang akan dilakukan
3. Menghilangkan ketidak pastian
E. Unsur-Unsur Yang Terlibat Dalam Perencanaan
Agar maksud pemenuhan tuntutan
peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perancanaan
maka perlu mengikuti sertakan beberapa unsure dan pihak yang terkait.
Dalam hal ini maka unsure yang dilibatkan
adalah kepala pivisi, Kepala unit, Kepala TU dan Bendahara, serta urusan
perlengkapan. Dll.
F. Persyaratan Yang Perlu di Perhatikan Dalam Perencanaan
Dalam perencanaan Pengadaan Peralatan
kantor, maka ada beberapa persyaratan persyaratan yang harus di perhatikan
sebagai berikut:
1. Perencanaan Pengadaan Peralatan
Kantor harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas
proses bekerja.
2. Perencanaan harus Jelas
G.
Prosedur Pelaksanaan Perencanaan.
Unsur Pelaksanaan peralatan kantor
dilakukan melalui tahapan sebagai berikut :
1. Indentifikasi dan Menganalisis
kebutuhan kantor
2. Inventarisasi Peralatan yang ada
3. Mengadakan Seleksi
4. Sumber Anggaran
H.
Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
dan Barang tidak bergerak
1. Barang habis pakai
·
Menyusun
daftar sarana kantor yang diserakan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
kantor tiap bulan
·
Memperkirakan
Biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan
·
Menyusun
rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan dan
kemudian rencana tahunan.
2. Barang tidak havis pakai
·
Menganalisis
dan menyusun keperluan sarpras sesuai dengan yang masih ada dan yang masih
dapat dipakai
·
Memperhatikan
biaya sarpras yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah
ditentukan
·
Menetapkan
skala prioritas menurut dana yang tersedia Urgresi Kebutuhan dan menyusun
rencana pengadaan tahunan.
I.
Pengadaan Peralatan Kantor
Pengadaan yaitu usaha yang bertujuan
untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan
yang telah ditentukan, Melalui pembelian, Pemuatan sendiri, Menyewa atau
mengontrak dan bantuan atau sumbangan.
J.
Cara-Cara Pengadaan Peralatan-
Peralatan Kantor
Ada beberapa Alternatif cara dalam
pengadaan peralatan Kantor
sebagai
berikut :
1. Pembelian
2. Pembuatan Sendiri
3. Penerimaan Hibah atau Bantuan
4. Penyewaan
5. Pinjaman
6. Pendaur Ulangan
7. Penukaran
8. Perbaikan atau rekandisi
K.
Proses pengadaan berbagai jenis
peralatan kantor
Berikut ini dijelaskan pengadaan
berbagai jenis pendekatan kantor:
1. Alat
Alat yang dimaksud dalam hal ini
terdiri atas alat-alat kantor dan alat-
Alat pendidikan. Adapun yang termasuk
alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor sepeti : Laptop,
Computer, Printer len, Fotocopy, Telephone, Wirelles .
Pengadaan
peralatan kantor dapat dilaksanakan dengan
cara :
a. Membeli
b. Membuat Sendiri
c. Menerima bantuan atau hibah
L.
Pengertian Inventaris Peralatan
Kantor
Adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran
belanja, sumbangannya maupun Hibah, Untuk diadministrasi barang inventaris
dilakukan dalam
1. Buku Induk
2. Buku Golongan Inventaris
3. Buku Catatan barang non Inventaris
M. Tujuan Inventaris Peralatan Kantor
1. Untuk Menjaga dan menciptakan tertib
administrasi sarpras yang dimiliki oleh suatu kantor
2. Untuk menghemat keuangan kantor baik
dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarpras kantor.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk
menghitung kekayaan suatu kantor dalam bentuk materi yang dapat dinilai dengan
uang.
4. Untuk memudahkan pengemasan dan
pengendalian sarpras yang dimiliki oleh suatu kantor
N. Manfaat Inventarisasi Peralatan Kantor
1. Menyediakan data dan invormasi dalam
rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang
2. Memberikan data dan Informasi untuk
dijadikan bahan atau pedoman dalam pengarahan pengadaan pengadaan barang
3. Memberikan data dan Informasi untuk
dijadikan bahan atau pedoman dalam pengarahan pengadaan penyaluran barang
4. Memberikan data dan Informasi dalam
menentukan keadaan barang (tua,rusak,lebih) sebagai dasar untuk menetapkan
penghapusanya.
5. Memberikan data dan Informasi dalam
rangka memudahkan
6. pengawasan dan pengendalian barang
O. Langkah-langkah Administrasi Sarana Dan Prasarana
·
Mendata segala kebutuhan
·
Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli
·
Mencatat dan mengurusi
·
Mulai melakukan pengadaan
·
Melakukan pemakaian
·
Pertanggung Jawaban
·
Penyimpanan
P.
Komponen-Komponen
Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
1. Lahan
Lahan yang di perlukan untuk mendirikan sekolah harus
disertai dengan tanda bukti kepemilikan yang sah dan lengkap (sertifikat),
adapun jenis lahan tersebut harus memenuhi beberapa kriteria antara lain :
- Lahan
terbangun adalah lahan yang diatasnya berisi bangunan.
- Lahan
terbuka adalah lahan yang belum ada bangunan diatasnya.
- Lahan
kegiatan praktek adalah lahan yang di gunakan untuk pelaksanaan kegiatan
praktek.
- Lahan
pengembangan adalah lahan yang di butuhkan untuk pengembangan bangunandan
kegiatan praktek.
Lokasi sekolah harus berada di wilayah pemukiman yang
sesuai dengan cakupan wilayah sehingga mudah di jangkau dan aman dari gangguan
bencana alam dan lingkungan yang kurang baik.
2. Ruang
Secara umum jenis ruang di tinjau dari fungsinya dapat
di kelompokkan dalam :
a. Ruang
pendidikan
Ruang pendidikan berfungsi untuk menampung proses
kegiatan belajar mengajar teori dan praktek antara lain : ruang perpustakaaan,
ruang laboratorium, ruang kesenian, ruang olah raga, dan ruang keterampilan.
b. Ruang
administrasi
Ruang administrasi berfungsi untuk melaksanakan
berbagai kegiatan kantor. Ruang administrasi terdiri dari : ruang kepala
sekolah, ruang tata usaha, ruang guru, dan gudang.
c. Ruang
penunjang
Ruang penunjang berfungsi untuk menunjang kegiatan
yang mendukung proses kegiatan belajar mengajar antara lain : ruang ibadah,
ruang serbaguna, ruang koperasi sekolah, ruang UKS, ruang OSIS, ruang WC /
kamar mandi, dan ruang BP.
3. Perabot
Secara umum perabot sekolah mendukung 3 fungsi yaitu :
fungsi pendidikan, fungsi administrasi, dan fungsi penunjang. Jenis perabot
sekolah di kelompokkan menjadi 3 macam :
a. Perabot
pendidikan adalah semua jenis mebel yang di gunakan untuk proses kegiatan belajar
mengajar.
b. Perabot
administrasi adalah perabot yang di gunakan untuk mendukung kegiatan kantor.
c. Perabot
penunjang perabot yang di gunakan atau di butuhkan dalam ruang penunjang.
Seperti perabot perpustakaan, perabot UKS, perabot OSIS.
4. Alat dan Media
Pendidikan
Setiap mata pelajaran sekurang – kurangnya memiliki
satu jenis alat peraga praktek yang sesuai dengan keperluan pendidikan dan
pembelajaran, sehingga dengan demikian proses pembelajaran tersebut akan
berjalan dengan optimal.
5. Buku atau Bahan
Ajar
Bahan ajar adalah sekumpulan bahan pelajaran yang di
gunakan dalam kegiatan proses belajar mengajar.
 |
 |
Q. Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pemeliharaan yaitu usaha yang
dilakukan terus-menerus
agar barang tetap terpelihara baik
sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Pemeliharaan
Peralatan kantor adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan peraturan agar
semua sarpras selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara
berdayaguna dan berhasl guna dalam mencapai tujuan pendidikan.
R. Tujuan Pemeliharaan
1. Untuk mengoptimalkan Usia pakai
peralatan
2. Untuk menjamin kesiapan operasional
peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan
3. Untuk menjamin ketersediaan peralatan
yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur
4. Untuk menjamin keselamatan orang atau
siswa yang menggunakan alat tersebut.
S. 1. Macam-Macam Pekerjaan Pemeliharaan
a. Pembersihan peralatan kantor
b. Penyimpanan peralatan kantor
2. Perawatan Berkala
a. Perbaikan atau pengecekan peralatan kantor
setiap bulan
b. Perawatan peralatan kantor rutin
setiap 3 bulan
3. Perawatan Darurat
a. Dilakukan terhadap yang baik terduga
sebelumnya dan berbahaya / merugikan apabila tidak dantisipasi
b. Perbaikan yang sifatnya sementara dan
harus cepat selesi supaya
·
Kerusakan
tidak bertambah parah
·
Pekerjaan
kantor tidak terganggu
c. Harus segala dilakukan perbaikan
permanen
4. Perawatan preventif
Adalah
perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaanya dilakukan
secara rutin dengan criteria yang ditentukan sebelumnya.
T. Bentuk-Bentuk upaya Pemeliharaan.
1. Berdasarkan kurun waktu
Upaya pemeliharaan menurut ukuran
waktu dapat dilakukan :
a. Pemeliharaan sehari-hari
b. Pemeliharaan berkala
2. Berdasarkan Umur pengunaan Barang
Upaya pemeliharaan menurut umur
penggunaan barang dapat di
lihat dari 2 aspek :
a. Usia barang secara fisik
b. Usiabarang secara administrative
U. Pemeliharaan Menurut keadaan Barang.
Pemeliharaan
yang dilakukan menurut keadaan barang di lakukan terhadap barang habis paka dan
barang tak habis pakai.
1. Pemeliharaan untuk barang habis pakai
terutama di tunjukkan pada saat penyimpanan sebelum barang tersebut
dipergunakan
2. Pemeliharaan untukbarang yang tahan
lama seperti :
·
Mesin-Mesin
memerlukan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilakukan oleh
pegawai diserahi tugas dan wewenang terhadap alat-alat tersebut.
·
Alat-Alat
elektronika memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Cara
pemeliharaannnya sama dengan pemeliharaan mesin kantor. Untuk beberapa
peralatan tertentu cara pemeliharaannya di tentukan oleh pabrik yang
memproduksi.
·
Alat-alat
labortorium memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan untuk sebagian memerlukan
pemeliharaan berkala.
V. Penghapusan Peralatan kantor.
Penghapusan
yaitu usaha yang dilakukan untuk menjadikan atau menghapusan barang-barang dari
dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku
penghapusan peralatan kantor adalah kegiatan
pembebasan sarpras dari pertanggung jawaban yang berlaku dalam alasan yang
dapat di pertanggung jawabkan.
Secara
lebih operasional penghapusan peralatan kantor
Adalah proses yang bertujuan untuk
peralatan kantor tersebut sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana yang
diharapkan terurama untuk pelaksanaan kegiatan kantor.
W. Tujuan Penghapusan Sarpras
1. Mencegah atau sekurang-kurangnya
membatasi kerugian atau pemborosan biaya pemeliharaan peralatan kantor yang
kondisinya semakin buruk berlebihan atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan
lagi
2. Meringankan beban kerja pelaksanaan
inventaris
3. Membebaskan ruangan dan penumpukan
barang-barang yang tidak diperjuangkan lagi
4. Membebaskan barang dari pertanggung
jawab pengurus kerja
X. Syarat-Syarat peralatan kantor yang dapat dihapuskan
Ada beberapa alasan yang harus
diperhatikan untuk dapat
menyingkirkan atau menghapus
peralatan kantor :
1. Dalam Keadaan yang sudah tua atau
rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi
2. Perbaikan akan menelan biaya yang
besar sehingga pemborosan
3. Secara teknis dan ekonomis
kegunaanyya tidak seimabng dengan biaya pemeliharaan
4. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan
masa kini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar